Politique de confidentialité et avis légaux

1. Introduction

Chez OVC Assurance (« OVC »), nous attachons une grande importance à préserver votre vie privée, conscients de l’importance de la confidentialité et de la sécurité de vos renseignements personnels. Nous avons élaboré une politique de protection des renseignements personnels et veillons à la formation de nos employés afin de s’assurer qu’elle soit respectée.

2. Définition d’un renseignement personnel

Un renseignement personnel est celui qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier.

3. Consentement du client

Avant de recueillir des renseignements personnels pour la première fois, nous nous assurons d’obtenir un consentement éclairé de la part de tout client ou client potentiel. Si vous décidez de révoquer votre consentement concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à des fins de marketing, il vous est possible de le faire en nous contactant.

4. Collecte et utilisation des renseignements

Les renseignements personnels collectés par OVC par différents médiums sont confidentiels et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé. Le dossier client renferme exclusivement les renseignements nécessaires pour :

o   Vérifier votre identité;

o   Répondre aux questions et demandes;

o   Effectuer une analyse complète des besoins du client ou du client potentiel;

o   Communiquer des informations sur les produits et services qui pourraient l’intéresser;

o   Initier une soumission d’assurance, émettre une police d’assurance, modifier une police d’assurance, renouveler une police existante ou compléter une annulation;

o   Offrir de la publicité pertinente (ex : meilleures pratiques d’entretiens de votre propriété);

o   Respecter nos obligations juridiques telles que décrites par la loi;

o   Appliquer et administrer les conditions d’utilisation des Sites Web et des Services;

Les renseignements personnels que nous détenons sont nombreux et variés, notamment :

o   Des noms complets;

o   Des numéros de téléphone;

o   Des adresses;

o   Des dates de naissance;

o   Des numéros de permis de conduire;

o   Des emplois et employeurs;

o   Informations bancaires;

Les renseignements personnels collectés ne sont jamais divulgués, vendu ou partagé avec des tiers sans le consentement du client, sauf dans le but de se conformer à une ordonnance judiciaire ou de répondre à une demande d'une entité gouvernementale autorisée. Ces entités peuvent légalement nous obliger à collecter ou partager des informations concernant nos clients actuels et potentiels. Ces organismes ou sociétés sont notamment les organismes de réglementation et de mise en application de la Loi.

5. Exactitude des renseignements au dossier, accès et demande de correction

Nous nous appliquons à maintenir les renseignements aux dossiers clients exacts, complets et à jour. Il est possible pour toutes personnes de formuler une demande de vérification d’exactitude ou de changement en lien avec ses renseignements personnels. Pour ce faire, une demande doit être acheminée directement au Responsable de la protection des renseignements personnels mentionner plus loin dans cette politique. Advenant qu’il y ait bel et bien une erreur, nous apporterons la correction nécessaire dans les meilleurs délais et en informerons le demandeur. Sous réserve de restrictions légales ou de droits de refus, vous avez également le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons ou que nous conservons. Veuillez noter que si vous choisissez d'exercer ce droit, nous pourrions vous demander des frais raisonnables pour la reproduction et la transmission des données contenues dans votre dossier. Pour ce faire, veuillez nous contacter.

6. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels contenus dans un dossier pendant la période requise pour l’atteinte de l’objectif de sa création et conformément aux exigences légales en vigueur. Nous avons l’obligation de conserver nos dossiers dans leur intégralité jusqu’à l’expiration du délai de cinq ans après la dernière transaction intervenue dans ceux-ci. Après l’expiration de ce délai, le client peut faire une demande afin que ses renseignements soient détruits de façon sécuritaire pour en préserver la confidentialité. Pour ce faire, une demande doit être acheminée au Responsable de la protection des renseignements personnels, Jonathan Renaud.

7. Condition d’utilisation du site

En accédant et/ou en utilisant le site Web ovcassurance.com (ci-après « le Site »), tout utilisateur accepte, tacitement et sans réserve, les présentes conditions d’utilisation du Site.

7.1. Propriété intellectuelle du site

7.1.1 Le Site et chacun des éléments qui le composent, et notamment les textes, articles, images, illustrations, photographies, bases de données, logiciels (ci-après les Éléments de propriété intellectuelle) sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

7.1.2. La reproduction totale ou partielle des Éléments de propriété intellectuelle est interdite.

7.1.3 L’utilisateur n’est autorisé qu’à représenter les pages du Site sur son écran et n’est autorisé à reproduire les Éléments de propriété intellectuelle du Site qu’à titre temporaire aux seules fins de consultation du Site.

7.1.4. L’utilisateur est autorisé à faire des courtes citations du Site, sous réserve que soit précisé de manière apparente : l’origine du document et le titre du document cité ou de la page citée.

7.2. Utilisation du Site

7.2.1. L’ensemble des données, informations et publications accessibles, représentées ou téléchargeables à partir du Site n’ont aucun caractère exhaustif, sont communiquées à titre purement informatif et ne peuvent en aucun cas être considérées comme constituant une soumission, un devis ou une offre de services professionnels.

7.2.2. L’entreprise ne pourra en aucun cas être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant de l’utilisation par tout utilisateur des données, informations ou publications accessibles ou téléchargeable à partir du Site.

7.2.3. L’entreprise ne pourra en aucun cas être tenue responsable au titre du contenu accessible à partir des liens hypertextes publiés sur le Site ou des fichiers téléchargeables à partir du Site ou des sites accessibles à partir des liens hypertextes publiés sur le Site.

7.2.4. La création et la publication d’un lien hypertexte vers l’une des pages du Site sont autorisées, sous réserve de l’accord préalable et exprès de l’entreprise.

Responsable de la protection des renseignements personnels

En accord avec la législation en vigueur, le Responsable s’assure de créer, de maintenir et de mettre à jour un registre d’incidents liés à la confidentialité. Si la Commission d’accès à l’information en fait la demande, une déclaration relative à ce registre lui est fournie. Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Monsieur Jonathan Renaud, Courtier en assurance de dommages et Directeur de la conformité en assurance des particuliers

Téléphone : 514-313-5999 poste 105 | Courriel : jrenaud@ovcassurance.com

Le responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente 30 jours suivant la réception de votre courriel.